9 astuces efficaces pour gérer vos mails

La gestion du courrier électronique est propre à chacun. Je vous propose néanmoins quelques astuces destinées à la faciliter.

Mail : gestion efficace pour plus de sérénité !

1. Choisissez un intitulé significatif et précis pour vos mails.

N’avez-vous jamais reçu des messages intitulés simplement « question » ou « réunion » ?
Des questions ou des réunions, je suppose que vous en avez plus d’une et sur des sujets variés. Un peu de précision aurait été apprécié : sujet, localisation, date par exemple.
Evitez de faire de même et soyez le plus précis possible, cela améliorera également vos recherches ultérieures ou votre classement.
Je suis persuadé que vos contacts vous remercierons pour votre clarté et le temps que vous leur ferez gagner.

2. Soignez votre orthographe.

Que vous utilisiez un webmail ou un client de messagerie, activez la fonctionnalité de vérification de l’orthographe au cours de la frappe.
A défaut, utilisez un traitement de texte qui se chargera de contrôler fautes de frappes et de syntaxe, un simple copier-coller vous permettra ensuite d’envoyer un contenu vérifié.
Cela ne consomme pas plus de temps mais vous donnera cependant plus de crédit.

3. Ne laissez pas traîner votre adresse partout…

Votre adresse est unique et précieuse, c’est d’ailleurs pour cela qu’on vous la réclame partout 😉
Il est de bon usage de conserver votre adresse e-mail associée à votre propre nom de domaine pour vos échanges privés et professionnels et d’utiliser une adresse gratuite pour la correspondance secondaire.
Eviter de mentionner votre adresse en clair sur votre site ou blog pour éviter qu’elle ne soit capturée et utilisée par des spammeurs.
Dans le même ordre d’idées, ne communiquez pas l’adresse de vos correspondants sans leur accord. Si vous transmettez un message à d’autres, effacez les adresses éventuellement contenues dans le courrier.

4. Privilégiez votre ordinateur personnel pour gérer vos courriers.

Il est possible de relever votre courrier depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet, depuis le bureau, en vacances, dans un cybercafé, à l’école…
Soyez prudent si vous procédez de la sorte. Assurez-vous que vos identifiants et mots de passe ne pourront être récupérés et ne cochez pas la case « se souvenir de moi ». Veillez à systématiquement clôturer votre session avant de fermer le navigateur.

5. Réduisez la taille de vos pièces jointes

Mail : réduire le poids des fichiers jointsLorsque l’on manipule ses fichiers, photos ou vidéo, on se soucie rarement du poids de ceux-ci.
Mais arrive un jour ou il devient nécessaire de les transmettre à ses correspondants.

En synthèse, je vous recommande :

  1. d’optimiser le poids de vos fichiers selon l’usage souhaité,
  2. de les placer sur le web (youtube pour les vidéos, flickr pour les photos, ou sur votre propre blog ou site),
  3. d’envoyer un lien vers ces fichiers plutôt que le fichier lui-même,
  4. si les points 2 et 3 ne sont pas applicables, utilisez un outil de transfert de fichier simple ou votre dropbox.

En procédant de la sorte, vous n’obligez pas votre correspondant à charger un message volumineux parmi ses courriers mais vous l’autorisez à y accéder quand il le souhaite.

6. Reprenez le contenu des messages précédents dans votre réponse.

Les solutions actuelles permettent de suivre le fil des discussions qui s’enchaînent message après message. Cependant, tout le monde n’en dispose pas ou ne sait pas l’utiliser.
Prenez l’habitude, de répondre au courrier en conservant les contenus précédents surtout si le contexte mérite d’être précisé ou si votre correspondant gère de nombreux mails.
Cela permet de disposer de toutes les informations utiles sans être amené à rechercher dans plusieurs courriels.

7. Ne participez pas aux chaines de messages.

Vous êtes sollicité pour diffuser, à votre tour et à l’ensemble de vos contacts, un message qui peut sembler important.
Méfiance, il s’agit la plupart du temps de hoax ou canulars. C’est, en plus, un moyen utilisé pour collecter des adresses e-mail en vue de les exploiter frauduleusement. Ne vous laissez pas abuser.
Analysez le contenu du message et vérifiez sa véracité, de même que son intérêt réel. Généralement, vous pourrez le classer… dans la corbeille.

8. Gardez à l’esprit que le courrier électronique n’est pas un moyen de communication sécurisé.

Nous l’avons vu précédemment, un courrier électronique est comparable à un carte postale. Il est théoriquement facile de prendre connaissance des contenus échangés.
Tenez-en compte et n’échangez pas de d’informations sensibles sans mesures appropriées.

9. Soyez critique sur les contenus que vous recevez !

Mail : analyse critique du contenu de vos messagesC’est une recommandation que je ne cesserai jamais de formuler.
C’est sur base de votre crédulité que vous serez piégé. Personne ne gagne à la loterie sans même jouer, personne ne vous proposera honnêtement le quart de sa fortune, aucune superbe fille n’est tombée amoureuse de vous sans même vous avoir vu… Il n’y pas de différence entre Internet et la vie réelle sur ce plan. Ne vous laissez pas berner, ce genre de messages, c’est pour la corbeille ! Et s’ils ont un caractère délictueux, n’hésitez pas à les dénoncer !
La règle est simple : tout mail provenant d’une personne que vous ne connaissez pas ou que vous n’avez pas sollicité est à prendre avec des pincettes et encore plus s’il est rédigé dans une autre langue !

 

Si vous souhaitez étudier davantage les propriétés de la messagerie électronique et du mail en général, je vous recommande l'excellent site : www.arobase.org pour découvrir le mail sous toutes ses coutures !

Alors, respectez-vous déjà ces quelques règles ?
En avez-vous d’autres ? N’hésitez pas en parler ci-dessous.

 

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